Guia prático organização de eventos

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Seja o aniversário dos filhos, chá de panela, casamento, chá de bebê, coquetel de confraternização, social entre amigos ou família, na verdade é que sempre tem algum evento para se organizar. Mesmo quando contratamos um serviço particular, cerimonial ou buffet, é bom ter algumas noções que vão ajudar na organização da festa e no seu bom andamento, em alguns casos uma economia bastante razoável.

Check- list – não tem como ter um bom direcionamento de um evento se não houver planejamento. Da mesma forma que fazer uma lista de compras vai te auxiliar a não esquecer coisas importantes e eliminar coisas supérfluas, o check-list vai direcionar o bom andamento, do início ao fim da festa. “O que vai ser feito?”,”Quanto vai em média vai se gastar?”, “Quem vai ser os convidados?”, a partir destas perguntas surge lista de convidados, menu, decoração, espaço. Todas as coisas devem estar descritas, levando em conta a constante revisão e por fim se tem um bom direcionamento, eficiência e sem esquecer da economia. Algo por exemplo que pode ser checado e evita transtornos, previsão do tempo. Se há mais de uma pessoa cuidando da organização, deve haver comunicação, “cachorro com muito dono pode morrer de fome”.

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Alguns itens importantes

Quantidade de comida e bebida – Nada mais constrangedor do que os suprimentos de uma festa que acaba quando o evento ainda está rolando, da mesma forma o desperdício e sobras, que podem ser contidos com cálculos e algumas medidas. Para a análise deve ser pensado o tipo de festa que vai se promover (coquetel, jantar,churrasco), público (crianças, adultos), horário e clima ( tanto para definir o tipo de comida quanto também quantidade), duração da festa e se vai ter bebidas alcoólicas (festa com bebidas serve-se menos comida).

Alguns números (relativos)

Jantar ou almoço com coquetel de entrada antes, duração de 4 a 5 horas de festa, 7 salgadinhos por pessoa, 400 mL ( se suco ou refrigerante). No jantar ou almoço, em torno de 100 g de massa, 150 g de carne e em torno 150 g acompanhamentos.

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Num coquetel, duração de 3 a 4 horas de festa, 14 salgadinhos por pessoa, em torno de 400 mL (refrigerante).

Churrasco, duração 4 a 5 horas de festa, 300 g de carne por pessoa, 150 gramas de arroz, 200 g acompanhamento (farofa, vinagrete, mandioca) por pessoa, a quantidade de refrigerante vai varia se tiver ou não bebida alcoólica.

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Sobremesas – quantidade de 5 docinhos por pessoa, porções individuais como pão de mel, bem-casados, cupcakes, conta-se dois para cada convidado. E 100 gramas de bolo por pessoa, porém esta quantidade pode ser menor se for em porção individual, para até 50 g, se tiver também outras variedades de doce. Normalmente quando é sobremesa, seja sorvete, torta calcula-se 100 g por pessoa.

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Bebidas – Num evento mais rápido, por exemplo aniversário de criança, estima-se que o convidado vai consumir até 2 copos de refrigerantes, há quem bem menos, quem não toma nada e quem toma mais, desta forma a relação fica certa no final das contas. No caso das bebidas não só o horário e o tipo de convidado interfere no consumo, (servir bebida alcoólica em local com crianças sem responsável adulto e para menores é crime), assim também a estação do ano, em dias mais quentes consome-se mais líquidos.

ProporçõesVinho – 1 garrafa serve até 4 pessoas num jantar, mas num coquetel o número cai pela metade, da mesma forma são outras bebidas fermentadas, como champanhe e espumantes em geral. Que não muda muito é a cerveja, que é torno de uma garrafa por convidado, coquetel de frutas, um litro serve até 30 pessoas, da mesma forma são os sucos naturais e refrescos. Não esqueça de incluir água no cardápio, 200 mL por pessoa.

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Atitudes que podem economizar

Sirva entradas e porções individuais – Além de ser uma delícia, entradas podem baratear e muito o valor de um jantar ou almoço, até mesmo o churrasco. Os convidados vão gostar de chips, batatinhas recheadas, brusquetas, entre outros tipos de entradas fáceis de preparar e que podem significar uma quantidade menor de prato principal. Sem falar que ajudam os convidados a interagir no evento, se sociabilizar e controlar o horário para possíveis atrasos.

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As porções individuais, sejam de doces, bolos, mesmo na hora do almoço ou do jantar facilitam na hora de servir, além de que evitam e muito o desperdício. Se o convidado não quer por exemplo a sobremesa ou o bolo, ele vai se sentir menos constrangido de levá-lo no fim da festa do que um pratinho.

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Decoração – Sinta-se tentada a decorar o seu evento, do espaço aos pratos que serão servidos. Coisas simples podem ser bons arranjos, como velas, folhas, rosas, itens de porcelana, vidro e até mesmo baixelas. Use a criatividade e decore seu menu, o convidado vai se sentir valorizado e você ficará feliz com o resultado. Procure frutas e flores da época se for usar. Arranjos grandes devem ser usados em locais onde não irá atrapalhar a visão das pessoas, nem mesmo a locomoção. Nas mesas prefira os menores, em alguns casos a própria lembrancinha do aniversário infantil. Observe se há espaço para circulação das pessoas, banheiros e disposição de onde será colocada as comidas, para evitar que haja tumultos.

Outros itens – pratos, cadeiras, talheres devem ser sempre contados com um acréscimo de 10% do número estimado de convidados. Invista em ambientações diferentes, espaços distintos podem ser mais confortável num evento, como uso de mesas bistrô, sofás, puffs e até espaço para circulação e fotos, se for possível. Normalmente estima-se que um garçom atende até 15 pessoas,num coquetel e em jantares e almoços, 1 atende 12 convidados. Em festas infantis, com muita criança, bom se ter um adulto responsável para cada 10 crianças, mesmo se elas estão acompanhadas dos pais ( que podem não ser tão atentos), principalmente em locais onde tem piscinas ou outros riscos maiores aos pequenos.

Quer fazer bonito na arrumação da mesa?

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Convites – O prazo bom para enviar convite é de até 20 dias antes do evento, mas há casos em que este prazo vai ser bem menor, como eventos promocionais, ações de marketing, que não deve ser 72 horas antes do evento. Bom se confirmar a presença, isto pode ser colocado no próprio convite, R.S.V.P, que pode também definir que tipo de traje será usado. Isto não causa constrangimento, em algumas situações, evita-se isso entre os convidados. É educado receber um convite, seja para o que for, e confirmar presença, agradecer pela lembrança, mesmo que não se possa ir. Ajuda inclusive na organização da festa, o anfitrião agradece.

“Não vos esqueçais da hospitalidade, porque por ela alguns, sem o saberem, hospedaram anjos.”  Hebreus 13:2

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